E-maily se staly v posledních letech nástrojem neproduktivity a jedním z největších žroutů času vašeho pracoviště. Podívejme se, jaké jsou alternativy a kam směřují moderní firmy.

E-mail je důvěrně známý. Je snadné jej používat. Ale už mu pomalu zvoní hrana. Podle zprávy s názvem U.S. Digital Future in Focus vydané comScore se mezi uživateli ve věku 18-24 let čas strávený e-mailováním snížil o v roce 2012 o 34 % oproti roku 2011 a téměř o  50 % proti roku 2010.

Světové firmy jako AOL, Facebook, Google a další pracují na dalším zdokonalování e-mailu směrem ke sdílení a kolaboraci tak, aby eliminovaly největší nevýhody e-mailu. Každý, kdo má schránku ví, o čem je řeč. Deset mailů pro stanovení termínu schůzky. Dokumenty připojené, editované a přeeditované tak, že nikdo neví, která verze platí. Zbytečné kopie, které nikdo nečte. A to nemluvíme o spamu.

Za pár let bude možná e-mail mrtvý jako potrubní pošta. Podívejte se proč.

Z emailu se stal nástroj pro neproduktivitu

Podle studie společnosti McKinsey tráví dnešní typický korporátní uživatel 2 hodiny a 14 minut denně čtením a odpovídáním na emaily. Běžný uživatel prochází průměrně 114 emailů denně, což znamená 41 610 emailů za rok.

Email je lineární, ne kolaborativní

Email nebyl nikdy zamýšlen pro kolaborativní práci. Zkuste si přes mail sjednat schůzku pěti lidí a bude vám to jasné. Zprávy přicházejí nestrukturovaně, nejsou synchronizované a je velmi obtížné sledovat konverzaci. Lepší možností je diskuze ve stylu Facebooku, kde můžou zaměstnanci číst, odpovídat a sledovat vše na jednom místě v reálném čase.

Email není sociální

Email je pohřebiště dobrých nápadů. Zajímavé věci uvíznou často ve schránce. Jasná výhoda sociálních platforem je to, že se obsah sdílí napříč komunitou, což spouští virální kaskádu, díky níž jsou sociální média tak silná. Používání interních sítí a diskuzí místo emailu může okamžitě začít inovaci v celé firmě.

Vaše schránka je černá díra

Možná jste schopni rychle a snadno vyhledávat ve své schránce, ale většina ostatních asi ne. A všechny ty schované informace znamenají obrovskou ztracenou zásobu interní expertízy. Podle zprávy McKinsey by se produktivita kanceláře dala zvýšit o 14 % jen tím, že tyto emaily přesunete do diskuzního fóra nebo wiki.

Sdílení dokumentů pomocí e-mailu je na nic

Nechme stranou potíže s neustálým nahráváním příloh. Skutečný problém začne, když si několik příjemců dokument stáhne a upraví. Je tak velmi snadné ztratit přehled o tom, která revize je poslední, což vede ke ztrátě času. Je mnohem lepší dát jeden dokument na jedno místo, na které mají přístup všichni, jichž se to týká. Dokument může editovat klidně i více lidí současně a vždy budete mít přehled o revizích.

Až budete psát příští e-mail, zamyslete se nad tím, jestli by nebylo lepší mít k dispozici diskusní fórum, firemní wiki, platformu pro sdílení dokumentů nebo interní sociální síť.