Spousta firem řeší problém, jak získat kontrolu nad finanční situací firmy, nad tím jak si firma stojí a kam se vyvíjí. K tomu lze do značné míry využít stávající účetnictví, pokud jej poněkud přenastavíme.

Účetnictví není nic jiného, než způsob ukládání záznamů o tom, co se ve Vaší firmě odehrálo a v jaké hodnotě.

Představte si účetnictví jako velkou skříň, kam ukládáte prádlo. Pokud je budete ukládat bez ladu a skladu, brzy zjistíte, že vůbec nevíte, kolik máte ponožek a kolik kravat. A protože to chcete vědět, vytvoříte si tabulku v Excelu, tu přilepíte na dveře skříně a budete si do ní vše, co Vás zajímá, zapisovat.

Má to smysl? Nebylo by lepší říct si, že bílé ponožky do fitka budou v levém šuplíku a černé k obleku v pravém? A přesně o tom to je.
Předpokládejme, že Vám nynější stav nevyhovuje. Máte dvě možnosti: buď budete dále pracovat tak, jak jste zvyklí, nebo se budete snažit o změnu. Co Vám změna přinese a co Vám vezme?

Beze změny:

Výhody

  • nemusíte dělat nic

Nevýhody

  • data nejsou aktuální (nebo)
  • jejich aktualizace stojí mnoho času a úsilí
  • riziko chyb
  • obtížné změny v pohledech na data
  • omezené možnosti předání práce personálu
  • omezuje růst firmy

Se změnou:

Výhody

  • data jsou vždy aktuální
  • riziko chyb je sníženo na minimum
  • data lze sledovat z mnoha různých pohledů
  • popsané způsoby práce lze předat
  • získaný čas lze věnovat růstu firmy

Nevýhody

  • časová investice na začátku
  • změna zavedených pracovních postupů

Výhody jasně mluví pro změnu. Jak jí ale dosáhnout? Musíme si rozdělit svou skříň na tolik přihrádek, kolik jich je pro řízení firmy potřeba. To se týká především nákladů. Abychom mohli náklady řídit, potřebujeme znát jejich vývoj v jednotlivých skupinách.

Náklady lze dělit na fixní, které se s objemem prodeje po určitou dobu nemění, a variabilní, které jsou na prodeji přímo závislé. Typický příklad fixního nákladu je pronájem kanceláří. Typickým variabilním nákladem je náklad na koupi prodaného zboží.
Nemusíte se učit účtovou osnovu. Musíte jen vědět, co chcete sledovat. S členěním nákladů do podoby, která Vám vyhovuje, Vám pomůže Váš účetní poradce.

Osnova Vaší firmy může pak vypadat například takto:

  • 501 – Materiál (Syntetický účet)
  • 501100 – Kancelářský materiál
  • 501201 – Kancelářská technika
  • 501202 – Výpočetní technika
  • 501203 – Vybavení kanceláří
  • 501204 – Vybavení dílen
  • 501301 – Výrobní materiál – základní
  • 501302 – Výrobní materiál – pomocný
  • 501800 – Materiál k refakturaci
  • 501900 – Nezařazený materiál
  • 501999 – Nedaňový materiál

Povšimněte si, že účet 501 obsahuje jak náklady fixního charakteru (501100), tak náklady čistě variabilní (501301). Z pohledu zákona je to jedno – ale z pohledu řízení firmy je to obrovský rozdíl. Máte-li tyto dvě skupiny nákladů spojené, je téměř nemožné počítat například bod zvratu firmy (tj. obrat, kdy marže kryje náklady a zisk je roven nule). Anebo si musíte vzít další list papíru a přilepit jej na svou účetní skříň…